Réglementation commerciale

 

Logiciels de caisse : Bien comprendre les nouvelles obligations ?

A compter du 1er janvier 2018, la loi de finances de 2016 a instauré l’obligation pour les commerçants et autres assujettis à la TVA, qui enregistrent les règlements de leur clients, personnes physiques, au moyen d’un logiciel ou système de caisse (accessible ou non en ligne) d’utiliser un équipement conforme, sécurisé et certifié. Cette nouvelle obligation à pour objectif de lutter contre la fraude à la TVA liée à l’utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes. Cette obligation permettra de rendre impossible la fraude qui consiste à reconstituer par un logiciel frauduleux des tickets de caisse pour soustraire des paiements en espèces des recettes de la comptabilité

A partir de cette date, en cas de contrôle, la non-présentation d’un certificat ou attestation conforme ou le refus du contrôle entrainera une amende de 7500€ par logiciel ou système non conforme.

Quelles obligations s’imposent aux logiciels ?

Un logiciel ou système de caisse doit permettre à l’administration fiscale de contrôler les données qui y sont enregistrées. Ces données doivent être inaltérables, sécurisées, conservées et archivées.

Le logiciel ou système de caisse doit permettre :

  • L’accès aux données d’origine enregistrées ainsi qu’aux datés des opérations (année, mois, jour, heure, minute) et aux éventuelles corrections apportées. Il doit prévoir une clôture périodique des enregistrements (journalière, mensuelle, etc.)
  • La conservation des données de règlement durant 6 ans minimum
  • L’archivage des données enregistrées selon une périodicité choisie
  • Une traçabilité de la remontée des données quand la conservation des données enregistrées est réalisée au niveau du système centralisateur (cas de plusieurs points de vente avec un système de caisse centralisé)

Quels types de caisse sont concernés ?

Sont concernés tous les matériels, informatisés ou non, permettant l’enregistrement des opérations d’encaissement :

  • Les caisses autonomes (ou caisse enregistreuse)
  • Les systèmes de caisse reliés à un système informatisés capables d’enregistrer, sécuriser, et d’archiver les données d’encaissement en temps réel.
  • Les logiciels d’encaissement installés sur un ordinateur
  • Les instruments de pesage et de mesure qui ont une fonction de mémorisation des opérations d’encaissement

Comment justifier de la conformité du matériel auprès de l’administration fiscale ?

Le chef d’entreprise doit pouvoir présenter pour chaque équipement, un des documents ci-dessous (attention si vous avez acquis votre matériel avant l’entrée en vigueur de la législation, en faire demande auprès de l’éditeur) :

  • L’attestation individuelle délivrée lors de l’achat
  • Un certificat si le logiciel ou système a été certifié par un organisme accrédité
    • AFNOR certification (INFOCERT) pour le référentiel « NF525 »
    • Le Laboratoire National de Métrologie et d’essais (LNE) pour le référentiel de certification des systèmes de caisse).

L’attestation doit comporter deux volets, l’un à remplir par l’éditeur, l’autre par l’acheteur. Cette attestation est individuelle et nominative, délivrée via un support physique ou dématérialisé.

Attention à chaque mise à jour majeure, une nouvelle attestation sera nécessaire.

Pour rappel, que dit le référentiel « NF525 » :

« Les règles NF 525 permettent aux éditeurs de proposer des solutions qui permettent de justifier auprès de l’administration la fiabilité des données enregistrées et leur intégrité par un système d’encaissement sécurisé et certifié. Pour chaque catégorie, les systèmes devront satisfaire aux exigences contenues dans les règles de certification NF 525. Celles-ci seront vérifiées par audit TIERCE PARTIE qui sera réalisé chez chaque fabricant par INFOCERT. Les exigences portent principalement sur :

  1. La Qualité des produits concernant, la documentation, les tests et validations et les fonctionnalités
  2. Le maintien de la conformité par le fabricant/ éditeurs tout au long de la durée de vie des systèmes et de leur évolution
  3. La prise en compte et le respect des nouvelles obligations légales en matière de conservation et de présentation à l’administration fiscale de la documentation se rapportant aux logiciels de comptabilité ou de gestion et aux systèmes de caisse et la sécurité offerte par ces produits (Cf. références). Un produit certifié NF 525 devra permettre notamment :
  • L’identification des processus et des données d’encaissement
  • La sécurisation de l’enregistrement des données relatives à l’encaissement par la signature électronique.
  • La création d’une piste d’audit, outil de traçabilité des opérations d’encaissement
  • L’archivage et la conservation des données d‘encaissement
  • L’absence de fonctions occultant des données d’encaissement
  • Les moyens de restitution des données pour simplifier le contrôle et de restitution des données d’encaissement enregistrées. »

Sources : Saveurs Commerce / service-public.fr/Infocert

Eco-emballages : sacs et emballages, qui doit payer ?

Il y a une certaine confusion chez des professionnels de la distribution spécialisée Bio sur le paiement de la contribution à Eco-emballages : Le distributeur ou le transformateur/fournisseur/producteur ?

Le code de l’environnement stipule :

« Les producteurs, importateurs et distributeurs, auxquels l’obligation susvisée est imposée par les dispositions de la présente section et sous réserve desdites dispositions, s’acquittent de leur obligation en mettant en place des systèmes individuels de collecte et de traitement des déchets issus de leurs produits ou en mettant en place collectivement des éco-organismes, organismes auxquels ils versent une contribution financière et transfèrent leur obligation et dont ils assurent la gouvernance. »

En clair, cela signifie

Que la majorité d’entre-vous déléguera son obligation de traitement des déchets via une contribution financière à un organisme tel qu’Eco-emballages. Afin de savoir si vous êtes concerné par cette contribution, il est à noter qu’il y a une différence entre emballages et sacs :

  • C’est le distributeur qui doit payer dans le cas de mise à disposition dans le magasin de sacs « type kraft » pour les fruits et légumes et le vrac.
  • Pour les emballages c’est au transformateur/producteur de payer la contribution
  • Dans le cas des sacs de caisse en coton ou lin il n’y a aucune contribution à verser à l’organisme

Pour plus d’infos : contact@syandisbio.com / 09 66 85 35 26

Article du code de l’environnement

Médiateur des entreprises : modalités de recours précisées
Le médiateur des entreprises peut être saisi d’une demande de médiation en cas de litige dans le cadre d’une relation commerciale, qu’il soit lié à l’exécution d’un contrat de droit privé ou d’une commande publique.

Toute entreprise et tout acteur public bénéficient d’un dispositif de médiation : le médiateur des entreprises.

Il propose un service de résolution amiable des litiges (entre entreprises, quelle que soit leur taille, ou entre entreprise privée et entité publique), notamment entre clients et fournisseurs, relatifs :

à des clauses contractuelles déséquilibrées ;
à la modification unilatérale du contrat ou à sa rupture brutale ;
au non-respect des conditions de paiements (retards, retenues injustifiées, pénalités abusives) ou à la non-conformité des marchandises.

Le dispositif de médiation est gratuit, rapide (la procédure dure de quelques jours à deux ou trois mois maximum), confidentiel et efficace.

La médiation a pour objectif que la relation commerciale se poursuive après le règlement amiable du différend.

Le médiateur peut être saisi par internet, en remplissant le formulaire dédié . Dans les 7 jours du dépôt du dossier, il prend contact avec l’entreprise l’ayant saisi, afin de définir un schéma d’action, puis réunit les deux parties et participe à leur rapprochement.

Comme dans tout dispositif de médiation, ce sont les parties, avec l’aide du médiateur, qui élaborent les solutions qui donneront éventuellement lieu au protocole d’accord.

Sources : Services publics